Innkjøpsordre

Innkjøpsordre brukes for å bestille varer fra leverandørene deres. Innkjøpsordren kan sendes direkte til leverandøren som PDF, eller brukes som en intern registrering av hva som er bestilt. Når varene kommer, kan dere registrere et varemottak basert på innkjøpsordren.
Innkjøpsordre ligger under Duell Admin > Lager > Innkjøpsordre.

Opprette innkjøpsordre

Trykk på den blå «Ny innkjøpsordre» knappen oppe i høyre hjørne for å opprette en ny innkjøpsordre. Dette viser siden hvor innkjøpsordren opprettes. Innkjøpsordre kan også opprettes fra et bestillingsforslag, eller fra varelinjer i en kundeordre.

Hvis dere har flere avdelinger, må dere først velge hvilken avdeling innkjøpsordren gjelder for. Varene leveres til denne avdelingen. Trykk på nedtrekksmenyen, velg avdelingen, og trykk deretter på den blå «Velg» knappen. Avdelingen kan ikke endres etter at den er valgt.

Etter avdeling er valgt, eller om dere bare har en avdeling, kan leverandør velges. Trykk på nedtrekksmenyen og velg leverandøren for å gå videre. Trykk på «Hopp over» istedenfor hvis dere ikke ønsker å velge en leverandør nå. For informasjon om hvordan dere oppretter leverandører, se Leverandører.

Nå kan varer legges til innkjøpsordren og innstillinger redigeres. Informasjon om dette finner dere nedenfor. Trykk på den blå «Lagre og lås» knappen for å lagre innkjøpsordren. Hvis dere ikke ønsker å låse ordren når dere lagrer den, kan dere trykke på «Lagre kladd» istedenfor. En låst ordre må låses opp igjen senere for at den skal bli redigert. En ulåst ordre kan redigeres når som helst. Det er vanlig å låse innkjøpsordren når bestillingen er sendt til leverandøren.

Toppen av innkjøpsordren

Øverst til venstre vises ordrenummeret. Hvis en leverandør er valgt, vises også leverandørens navn. For eksempel: «Innkjøpsordre 123456 – Leverandør AS». Hvis ordren er koblet til en annen ordre, vises en lenke til denne under ordrenummeret.
Hvis dere har flere avdelinger, vises valgt avdeling øverst til høyre, med navnet på brukeren valgt i «Vår referanse» under.

Kostnader og frakt

Under statuslinjen, over varelinjene, vises feltene for valuta, forventet levering og frakt. Trykk på «Flere valg» for å vise alle feltene for frakt.

Fraktkostnaden fordeles på varelinjene basert på vekt. Hvis totalvekt ikke er fylt inn, og ingen varelinjer har vekt, legges frakten til som et flatt tillegg. Frakttillegget legges alltid til som et flatt tillegg. Fordelingen vises i kolonnen «Totalt», og gir riktig kostpris når varene mottas.

Varelinjer

Varelinjene består av informasjon om hvilke varer som bestilles. Når en vare er lagt til en varelinje, vil informasjon om lager, kostpris og innkjøpspris vises for den varen.
Etter en vare har blitt lagt til, kan den fjernes ved å trykke på X-ikonet på venstre side av varelinjen. Varelinjen kan dupliseres ved å trykke på dupliser-ikonet på venstre side av varelinjen.
Rekkefølgen på varelinjene kan endres ved å dra varelinjen og slippe den der dere ønsker den.

Hvis varen har serienummer aktivert, vises «Angi serienummer» under varelinjen. Trykk på denne for å skrive inn serienummer.

Hvis en vare allerede finnes i en annen innkjøpsordre som ikke er markert som mottatt, får dere et varsel om dette når varen legges til. Dette hjelper dere å unngå å bestille den samme varen to ganger. Trykk på «Ja» for å legge til varen likevel.

Legge til varer

Det er fem forskjellige måter å legge varer til i ordren.

1. Varesøk: Trykk på søkefeltet oppe til venstre i innkjøpsordren. Dette åpner en liste over alle varer, som viser bilde, navn, varenr, leverandørens varenr, leverandør, kostpris og tilgjengelig antall. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Filtrer etter» nedtrekksmenyen er det også mulig å filtrere listen basert på varegrupper, leverandører, produsenter, og alle egendefinerte felt dere har opprettet. Trykk på varen i listen for å legge den til innkjøpsordren.
   
2. Direkte: Trykk på det tomme feltet på bunnen av varelinjene i ordren for å legge til varer direkte. Skriv inn en vares varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr, og trykk på Enter. Hvis det eksisterer en vare med det nummeret vil den bli lagt til ordren. Hvis det ikke eksisterer noen varer med det nummeret kan dere enten opprette en ny vare med det nummeret, eller få beskjed om at varen ikke finnes. Dette styres av innstillingen «Tillatt oppretting av varer» i Logistikk innstillinger. Det er også mulig å kopiere og lime inn flere numre samtidig i dette feltet. Dette legger til varer en etter en på lik måte som å legge til kun ett nummer.
   
3. Velg varer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Velg varer» for å åpne varelisten. Varer kan søkes på ved bruk av søkefeltet oppe til venstre. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Flere valg» kan søket også filtreres på varegrupper, leverandør, produsent, og lokasjon hvis dere bruker dette. Marker varene dere ønsker å legge til ved å trykke på boksen til venstre for varen. Trykk deretter på «Lagre» for å legge til alle markerte varer.
   
4. Importer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Importer» for å importere varer inn i ordren. For å importere er det nødvendig med en klar Excel fil som inneholder varenummer og antall. Last opp filen og trykk på «Importer» for å legge til varene.
   
5. Løpende skanning: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Løpende skanning» for å legge til flere numre etter hverandre før de legges til i ordren. Denne funksjonen er satt opp til å brukes med en strekkodeskanner, men det er også mulig å lime inn numre som er kopiert fra et annet sted. Det støttes å skrive inn varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å legge til alle varer fra løpende skanning inn i innkjøpsordren. Hvis det ikke finnes en vare for et nummer, vil dere få en beskjed som forteller hvilke numre som ikke ble lagt til i ordren.

Splitt ordre

For å splitte varer fra en ordre over til en ny ordre, må ordren være lagret men ikke låst. Marker varene dere ønsker å splitte fra ordren ved å trykke på firkanten til venstre for hver varelinje. Etter at alle ønskede varer er markert, trykker dere på de tre prikkene til høyre for varesøk, og trykker deretter på «Splitt ordre».

En meny vises som viser hvilke varer som ble markert for splitting, antall av de varene i nåværende ordre, og et felt for antall av varene som skal splittes til den nye ordren. Skriv inn ønsket antall for hver vare i dette feltet. Hvis antall ikke blir satt i feltet, blir hele antallet av varen splittet til ny ordre.

Trykk på den blå «Splitt ordre» knappen for å godkjenne splittingen. Dette oppretter en ny innkjøpsordre med valgte varer og antall. Den opprinnelige ordren blir oppdatert slik at varene og antall som var splittet ut blir fjernet.

Opprett ny vare

Hvis innstillingen for å tillate opprettelse av nye varer i ordre er aktivert, er det mulig å trykke på «Opprett ny vare» nederst på siden for å opprette en ny vare direkte fra innkjøpsordren. Dette viser samme vindu som beskrevet i Nr.2 av å legge til vare.

Legg til tekstlinje

Trykk på «Legg til tekstlinje» nederst på siden for å legge til en linje med fritekst i ordren. Tekstlinjer kan brukes til informasjon eller overskrifter mellom varelinjene. Det er mulig å flytte rundt på tekstlinjer likt som varelinjer kan flyttes på. Tekstlinjen vises på alle PDFer relatert til ordren.

Varelinje felt

Varelinjene viser flere kolonner i tabellen. Bruk kolonnevelgeren til høyre i tabellen for å vise eller skjule kolonnene dere ønsker å se. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å oppdatere kolonnene. Valget påvirker kun deg og ikke andre brukere, og huskes for alle innkjøpsordre. Antall vises alltid og kan ikke skjules. Tilgjengelige kolonner er:

Oppsummering

Nederst på siden vises en oppsummering av ordren. Oppsummeringen oppdateres automatisk når varelinjer legges til eller endres.

Innkjøpsordre felt

Innkjøpsordre feltene vises til høyre på siden. Ved å trykke på fanene kan de forskjellige innstillingene sees over og redigeres.
Feltene kan skjules ved å trykke på den blå pilen på venstre side av feltene. Trykk på pilen igjen for å vise feltene igjen. Valget huskes hvis siden lastes inn på nytt.

Generelt

Leverandør

Levering

Leveringsadressen fylles ut automatisk med informasjonen til avdelingen innkjøpsordren gjelder for. Adressen kan endres hvis varene skal leveres et annet sted.

Vedlegg

Vedlegg kan lastes opp på ordren for å finne dem frem senere. Trykk på «Velg fil», velg én fil, og trykk «Lagre» for å laste den opp. Filene vises i rekkefølgen de ble lastet opp, og antall opplastede filer vises i fanenavnet. Trykk på filnavnet for å åpne filen, eller på X-ikonet for å slette den.

Statusknapper

Statuslinjen øverst på ordren viser hvor langt ordren har kommet. Trykk hvor som helst på et steg for å utføre handlingen. Hvis handlingen ikke er tilgjengelig, er steget grått og kan ikke trykkes på. Når et steg er fullført blir det markert i blått, og kan ikke trykkes på igjen.
Trykk på de tre prikkene i et steg for å se flere valg. Her ser dere også når handlingen ble utført, og av hvilken bruker.

Lag kopi

Hvis innkjøpsordren er låst er det mulig å opprette en kopi av den ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre, og deretter på «Lag kopi». Dette åpner en ny side og oppretter en kopi av innkjøpsordren.

Last ned PDF/Excel

Det finnes flere forskjellige filer som kan lastes ned av ordren. Filene inneholder ordrenummer, ordredato, avdeling, referanse, bedriftsinformasjon, leverandørinformasjon, og varelinjene i ordren.

Trykk på de tre prikkene oppe til høyre og velg en av valgene.

• Last ned: filen er lik som bestillingen som sendes til leverandøren.
• Last ned (Engelsk): lik som PDF med pris, men innholdet er oversatt til engelsk.
• Last ned Excel: en Excel fil som inneholder varelinjene og kolonnene for varelinjene.