Varemottak

Varemottak brukes for å registrere varer dere har mottatt fra leverandørene deres. Når et varemottak låses, legges varene til lagerbeholdningen. Ved å registrere varemottak fortløpende vet dere alltid hva dere har på lager, og varetellingen blir enklere.
Varemottak ligger under Duell Admin > Lager > Varemottak.

Opprette varemottak

Trykk på den blå «Nytt varemottak» knappen oppe i høyre hjørne for å opprette et nytt varemottak. Dette viser siden hvor varemottaket opprettes. Varemottak kan også opprettes direkte fra en innkjøpsordre ved å trykke på steget «Mottatt» i innkjøpsordren.

Hvis dere har flere avdelinger, må dere først velge hvilken avdeling varemottaket gjelder for. Varene legges til lagerbeholdningen i denne avdelingen. Trykk på nedtrekksmenyen, velg avdelingen, og trykk deretter på den blå «Velg» knappen. Avdelingen kan ikke endres etter at den er valgt.

Etter avdeling er valgt, eller om dere bare har en avdeling, kan leverandør velges. Trykk på nedtrekksmenyen og velg leverandøren for å gå videre. Trykk på «Hopp over» istedenfor hvis dere ikke ønsker å velge en leverandør. For informasjon om hvordan dere oppretter leverandører, se Leverandører.
Hvis en leverandør er valgt, kan dere deretter velge en innkjøpsordre som varemottaket skal baseres på. Nedtrekksmenyen viser kun innkjøpsordre fra valgt leverandør. Når en innkjøpsordre er valgt, blir alle varelinjene kopiert fra innkjøpsordren med samme antall og innkjøpspris. Trykk på «Hopp over» hvis dere ikke ønsker å velge en innkjøpsordre.

Nå kan varer legges til varemottaket og innstillinger redigeres. Informasjon om dette finner dere nedenfor. Kontroller at antallet stemmer med det dere faktisk har mottatt.

Trykk på den blå «Lagre og lås» knappen for å lagre varemottaket og legge varene til lagerbeholdningen. Hvis dere ikke er ferdige med varemottaket, kan dere trykke på «Lagre kladd» istedenfor. Et varemottak som er lagret som kladd påvirker ikke lagerbeholdningen. Det er vanlig å låse varemottaket når varene er plassert på lageret og er klare til å plukkes.

Restordre

Hvis varemottaket er basert på en innkjøpsordre, og dere har mottatt færre varer enn det som ble bestilt, blir dere spurt om å opprette en restordre når dere låser varemottaket. Ved å trykke på «Ja» opprettes en ny innkjøpsordre med antallet som mangler. Ordrenummeret til den opprinnelige innkjøpsordren legges til i notisfeltet til den nye innkjøpsordren. Ved å trykke på «Nei» blir ingen restordre opprettet. Varemottaket blir låst uansett valg.

Etter at varemottaket er låst, får dere også en oversikt over kundeordre med restnoterte varer som nå kan fullføres.

Toppen av varemottaket

Øverst til venstre vises ordrenummeret. Hvis en leverandør er valgt, vises også leverandørens navn. For eksempel: «Varemottak 123456 – Leverandør AS». Hvis varemottaket er basert på en innkjøpsordre, vises en lenke til innkjøpsordren under ordrenummeret.

Hvis dere har flere avdelinger, vises valgt avdeling øverst til høyre, med navnet på brukeren valgt i «Vår referanse» under.

Kostnader og frakt

Under statuslinjen, over varelinjene, vises feltene for valuta og frakt. Trykk på «Flere valg» for å vise alle feltene for frakt.

Fraktkostnaden fordeles på varelinjene basert på vekt. Hvis totalvekt ikke er fylt inn, og ingen varelinjer har vekt, legges frakten til som et flatt tillegg. Frakttillegget legges alltid til som et flatt tillegg. Fordelingen vises i kolonnen «Total inkl frakt NOK».
Når varemottaket låses, oppdateres kostprisen på varene basert på innkjøpsprisen og frakten. Se Innkjøpsordre for forskjellen på kostpris og innkjøpspris.

Varelinjer

Varelinjene består av informasjon om hvilke varer som er mottatt. Når en vare er lagt til en varelinje, vil informasjon om antall, lokasjon og innkjøpspris vises for den varen.
Etter en vare har blitt lagt til, kan den fjernes ved å trykke på X-ikonet på venstre side av varelinjen. Varelinjen kan dupliseres ved å trykke på dupliser-ikonet på venstre side av varelinjen.
Rekkefølgen på varelinjene kan endres ved å dra varelinjen og slippe den der dere ønsker den.
Hvis varen har serienummer aktivert, vises «Angi serienummer» under varelinjen. Trykk på denne for å skrive inn serienummer.

Legge til varer

Hvis varemottaket er basert på en innkjøpsordre, er varelinjene allerede lagt til. Dere kan likevel legge til flere varer. Det er fem forskjellige måter å legge varer til i varemottaket.

1. Varesøk: Trykk på søkefeltet oppe til venstre i varemottaket. Dette åpner en liste over alle varer, som viser bilde, navn, varenr, leverandørens varenr, leverandør og kostpris. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Filtrer etter» nedtrekksmenyen er det også mulig å filtrere listen basert på varegrupper, leverandører, produsenter, og alle egendefinerte felt dere har opprettet. Trykk på varen i listen for å legge den til varemottaket.
   
2. Direkte: Trykk på det tomme feltet på bunnen av varelinjene for å legge til varer direkte. Skriv inn en vares varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr, og trykk på Enter. Hvis det eksisterer en vare med det nummeret vil den bli lagt til varemottaket. Hvis det ikke eksisterer noen varer med det nummeret kan dere enten opprette en ny vare med det nummeret, eller få beskjed om at varen ikke finnes. Dette styres av innstillingen «Tillatt oppretting av varer» i Logistikk innstillinger. Det er også mulig å kopiere og lime inn flere numre samtidig i dette feltet. Dette legger til varer en etter en på lik måte som å legge til kun ett nummer.
   
3. Velg varer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Velg varer» for å åpne varelisten. Varer kan søkes på ved bruk av søkefeltet oppe til venstre. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Flere valg» kan søket også filtreres på varegrupper, leverandør, produsent, og lokasjon hvis dere bruker dette. Marker varene dere ønsker å legge til ved å trykke på boksen til venstre for varen. Trykk deretter på «Lagre» for å legge til alle markerte varer.
   
4. Importer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Importer» for å importere varer inn i varemottaket. For å importere er det nødvendig med en klar Excel fil som inneholder varenummer og antall. Last opp filen og trykk på «Importer» for å legge til varene.
   
5. Løpende skanning: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Løpende skanning» for å legge til flere numre etter hverandre før de legges til i varemottaket. Denne funksjonen er satt opp til å brukes med en strekkodeskanner, men det er også mulig å lime inn numre som er kopiert fra et annet sted. Det støttes å skrive inn varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å legge til alle varer fra løpende skanning inn i varemottaket. Hvis det ikke finnes en vare for et nummer, vil dere få en beskjed som forteller hvilke numre som ikke ble lagt til.

Opprett ny vare

Hvis innstillingen for å tillate opprettelse av nye varer i ordre er aktivert, er det mulig å trykke på «Opprett ny vare» nederst på siden for å opprette en ny vare direkte fra varemottaket. Dette viser samme vindu som beskrevet i Nr.2 av å legge til vare.

Legg til tekstlinje

Trykk på «Legg til tekstlinje» nederst på siden for å legge til en linje med fritekst i varemottaket. Tekstlinjer kan brukes til informasjon eller overskrifter mellom varelinjene. Det er mulig å flytte rundt på tekstlinjer likt som varelinjer kan flyttes på.

Varelinje felt

Varelinjene viser flere kolonner i tabellen. Bruk kolonnevelgeren til høyre i tabellen for å vise eller skjule kolonnene dere ønsker å se. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å oppdatere kolonnene. Valget påvirker kun deg og ikke andre brukere, og huskes for alle varemottak. Antall vises alltid og kan ikke skjules. Tilgjengelige kolonner er:

Oppsummering

Nederst på siden vises en oppsummering av varemottaket. Oppsummeringen oppdateres automatisk når varelinjer legges til eller endres.

Varemottak felt

Varemottak feltene vises til høyre på siden. Ved å trykke på fanene kan de forskjellige innstillingene sees over og redigeres.
Feltene kan skjules ved å trykke på den blå pilen på venstre side av feltene. Trykk på pilen igjen for å vise feltene igjen. Valget huskes hvis siden lastes inn på nytt.

Generelt

Leverandør

Vedlegg

Vedlegg kan lastes opp på varemottaket for å finne dem frem senere, for eksempel en pakkseddel eller faktura fra leverandøren. Trykk på «Velg fil», velg én fil, og trykk «Lagre» for å laste den opp. Filene vises i rekkefølgen de ble lastet opp, og antall opplastede filer vises i fanenavnet. Trykk på filnavnet for å åpne filen, eller på X-ikonet for å slette den.

Statusknapper

Statuslinjen øverst på varemottaket viser hvor langt varemottaket har kommet. Trykk hvor som helst på et steg for å utføre handlingen. Hvis handlingen ikke er tilgjengelig, er steget grått og kan ikke trykkes på. Når et steg er fullført blir det markert i blått, og kan ikke trykkes på igjen.

Trykk på de tre prikkene i et steg for å se flere valg. Her ser dere også når handlingen ble utført, og av hvilken bruker.

Reverser varemottak

Det er ikke mulig å låse opp et varemottak. For å angre på et varemottak, må dere da reversere mottaket.
Trykk på de tre prikkene oppe til høyre, trykk deretter på «Reverser varemottak». Trykk på den blå «Ja» knappen for å godkjenne opprettelsen av et reversert varemottak.

Et reversert varemottak har negativt antall av varene som opprinnelig vare i mottaket. All annen informasjon er kopiert over fra det opprinnelige varemottaket. Et reversert varemottak blir markert med en lenke tilbake til nummeret til det opprinnnelige varemottaket.

Trykk på «Lagre og lås» som et vanlig mottak for å lagre det reverserte varemottaket, for å få varene ut av lager igjen.

Lag kopi

Hvis varemottaket er låst er det mulig å opprette en kopi av den ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre, og deretter på «Lag kopi». Dette åpner en ny side og oppretter en kopi av varemottaket.