Kundeordre er grunnmuren av ordremodulen. Kundeordre inneholder varelinjer, vareinformasjon, kundeinformasjon, og mange andre funksjoner som gjør det enkelt å ha oversikt over ordre kunder kan betale for. Kundeordre kan faktureres eller sendes til kassen for direkte betaling.
Kundeordre ligger under Duell Admin > Ordre > Kundeordre. Velg «Alle» for å se alle kundeordre, eller velg en status for å kun se kundeordre med den statusen.
Kundeordre er en betalt tilleggsmodul – ta kontakt med support for å sette i gang.
Opprette kundeordre
Trykk på den blå «Ny kundeordre» knappen oppe i høyre hjørne for å opprette en ny kundeordre. Dette viser siden hvor kundeordren opprettes. Hvis dere har flere avdelinger, må dere først velge hvilken avdeling kundeordren gjelder for. Trykk på nedtrekksmenyen, velg avdelingen, og trykk deretter på den blå «Velg» knappen. Avdelingen kan ikke endres etter at den er valgt.
Etter avdeling er valgt, eller om dere bare har en avdeling, kan kunde velges. Trykk på nedtrekksmenyen og velg kunden for å gå videre. Trykk på «Hopp over» istedenfor hvis dere ikke ønsker å velge en kunde. For informasjon om hvordan dere oppretter kunder, se Kunder.
Hvis en kunde er valgt, vil en informasjonsboks vises som inneholder kundens Notisfelt, hvis kundekortet har tekst i dette feltet.
Nå kan varer legges til kundeordren og innstillinger redigeres. Informasjon om dette finner dere nedenfor. Trykk på den blå «Lagre og lås» knappen for å lagre kundeordren. Hvis dere ikke ønsker å låse ordren når dere lagrer den, kan dere trykke på «Lagre kladd» istedenfor. En låst ordre må låses opp igjen senere for at den skal bli redigert. En ulåst ordre kan redigeres når som helst.
Hvis ordren krever høyere antall varer enn det er tilgjengelig på lager, blir dere spurt om å opprette en innkjøpsordre når dere låser ordren. Ved å trykke på “Ja” vil en innkjøpsordre bli opprettet for hver leverandør blant varene som det er mangel på. Ved å trykke på “Nei” blir ingen innkjøpsordre opprettet, men ordren blir fortsatt låst.
Toppen av kundeordren
Øverst til venstre vises ordrenummeret. Hvis en kunde er valgt, vises også kundens navn, og eventuelt kontaktperson. For eksempel: «Kundeordre 123456 – Firma AS v/ Ola Nordmann». Hvis ordren er koblet til en annen ordre, for eksempel en restordre, en kopi eller en splittet ordre, vises dette også her.
Hvis dere har flere avdelinger, vises valgt avdeling øverst til høyre, med navnet på brukeren valgt i “Vår referanse” under.
Varelinjer
Varelinjene består av informasjon om hva kundeordren faktisk inneholder. Når en vare er lagt til en varelinje, vil informasjon om pris og lager vises for den varen.
Etter en vare har blitt lagt til, kan den fjernes ved å trykke på X-ikonet på venstre side av varelinjen. Varelinjen kan dupliseres ved å trykke på dupliser-ikonet på venstre side av varelinjen.
Rekkefølgen på varelinjene kan endres ved å dra varelinjen og slippe den der dere ønsker den.
Hvis varen har en følgesvare, blir følgesvaren automatisk lagt til i ordren. Hvis varen har serienummer aktivert, blir dere bedt om å skrive inn serienummeret når varen legges til. Se Varer for mer informasjon.
Legge til varer
Det er fem forskjellige måter å legge varer og tjenester til i ordren.
- Varesøk: Trykk på søkefeltet oppe til venstre i kundeordren. Dette åpner en liste over alle varer, som viser bilde, navn, varenr, leverandørens varenr, leverandør, tilgjengelig antall, pris eks MVA og pris inkl MVA. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Filtrer etter» nedtrekksmenyen er det også mulig å filtrere listen basert på varegrupper, leverandører, produsenter, og alle egendefinerte felt dere har opprettet. Trykk på varen i listen for å legge den til kundeordren.
- Direkte: Trykk på det tomme feltet på bunnen av varelinjene i ordren for å legge til varer direkte. Skriv inn en vares varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr, og trykk på Enter. Hvis det eksisterer en vare med det nummeret vil den bli lagt til ordren. Hvis det ikke eksisterer noen varer med det nummeret kan dere enten opprette en ny vare med det nummeret, eller få beskjed om at varen ikke finnes. Dette styres av innstillingen «Tillatt oppretting av varer» i Logistikk innstillinger. Det er også mulig å kopiere og lime inn flere numre samtidig i dette feltet. Dette legger til varer en etter en på lik måte som å legge til kun ett nummer.
- Velg varer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Velg varer» for å åpne varelisten. Varer kan søkes på ved bruk av søkefeltet oppe til venstre. Det er mulig å søke etter en vares navn, varenummer, strekkode, og leverandørens varenr. Ved å trykke på «Flere valg» kan søket også filtreres på varegrupper, leverandør, produsent, og lokasjon hvis dere bruker dette. Marker varene dere ønsker å legge til ved å trykke på boksen til venstre for varen. Trykk deretter på «Lagre» for å legge til alle markerte varer.
- Importer: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Importer» for å importere varer inn i ordren. For å importere er det nødvendig med en klar Excel fil som inneholder varenummer, navn, antall, enhetspris, og rabatt. Det er tillatt å importere opp til 500 varer samtidig i en import. Last opp filen og trykk på «Importer» for å legge til varene.
- Løpende skanning: Trykk på de tre prikkene til høyre for søkefeltet og trykk deretter på «Løpende skanning» for å legge til flere numre etter hverandre før de legges til i ordren. Denne funksjonen er satt opp til å brukes med en strekkodeskanner, men det er også mulig å lime inn numre som er kopiert fra et annet sted. Det støttes å skrive inn varenummer, strekkode, eller leverandørens varenr. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å legge til alle varer fra løpende skanning inn i kundeordren. Hvis det ikke finnes en vare for et nummer, vil dere få en beskjed som forteller hvilke numre som ikke ble lagt til i ordren.
Splitt ordre
For å splitte varer fra en ordre over til en ny ordre, må ordren være lagret men ikke låst. Marker varene dere ønsker å splitte fra ordren ved å trykke på firkanten til venstre for hver varelinje. Etter at alle ønskede varer er markert, trykker dere på de tre prikkene til høyre for varesøk, og trykker deretter på «Splitt ordre».
En meny vises som viser hvilke varer som ble markert for splitting, antall av de varene i nåværende ordre, og et felt for antall av varene som skal splittes til den nye ordren. Skriv inn ønsket antall for hver vare i dette feltet. Hvis antall ikke blir satt i feltet, blir hele antallet av varen splittet til ny ordre.
Trykk på den blå «Splitt ordre» knappen for å godkjenne splittingen. Dette oppretter en ny kundeordre med valgte varer og antall. Den opprinnelige ordren blir oppdatert slik at varene og antall som var splittet ut blir fjernet.
Oppdater kostpriser
Marker varelinjene dere ønsker å oppdatere ved å trykke på firkanten til venstre i varelinjen. Trykk deretter på de tre prikkene til høyre for søkefeltet, og trykk på «Oppdater kostpriser». Dette viser alle varene som er markert og kostprisen de har før og etter oppdatering. Trykk på den blå lagre knappen for å bekrefte. Kostprisen på de markerte varelinjene blir oppdatert til kostprisen som er registrert på varekortet. BF og BF% oppdateres automatisk.
Opprett ny vare
Hvis innstillingen for å tillate opprettelse av nye varer i ordre er aktivert, er det mulig å trykke på «Ny vare» nederst på siden for å opprette en ny vare direkte fra kundeordren. Dette viser samme vindu som beskrevet i Nr.2 av å legge til vare.
Legg til delsum
Trykk på «Legg til delsum» nederst på siden for å legge til en delsumlinje. Delsummen viser summen av varelinjene over den, tilbake til forrige delsum. Det er mulig å flytte rundt på delsummer likt som varelinjer kan flyttes på. Første linje kan ikke være en delsum, og to delsummer kan ikke være rett etter hverandre.
Legg til tekstlinje
Trykk på «Legg til tekstlinje» nederst på siden for å legge til en linje med fritekst i ordren. Tekstlinjer kan brukes til informasjon eller overskrifter mellom varelinjene. Det er mulig å flytte rundt på tekstlinjer likt som varelinjer kan flyttes på. Tekstlinjen vises på alle PDFer relatert til ordren.
Varelinje Felt
Varelinjene viser flere kolonner i tabellen. Bruk kolonnevelgeren til høyre i tabellen for å vise eller skjule kolonnene dere ønsker å se. Trykk på den blå «Lagre» knappen for å oppdatere kolonnene. Valget påvirker kun deg og ikke andre brukere, og huskes for alle kundeordre. Tilgjengelige kolonner er:
| Kolonne | Beskrivelse |
| Varenr | Varens varenummer. Trykk på varenummeret for å åpne varekortet i ny fane. |
| Navn | Varens navn. Trykk på rediger-ikonet til høyre for navnet for å legge til notis på varelinjen. |
| Leverandør | Leverandøren varen har. |
| Fra lokasjon | Krever lokasjon modulen. Hvilken lokasjon varen tas fra. Varens standardlokasjon blir valgt automatisk, men dere kan velge en annen lokasjon i nedtrekksmenyen. Skriv i nedtrekksmenyen for å søke etter lokasjon. |
| Tilgjengelig | Antall av varen som er tilgjengelig for bruk, altså ikke reservert i andre ordre. |
| Antall | Antall av varen i ordren, i valgt enhet. |
| Enhet | Hvilken enhet varen har i ordren. Varens standardenhet velges automatisk. Hvis varen har flere enheter, kan en annen enhet velges. F.eks en «esk» som består av 30 «stk». |
| Kostpris | Varens kostpris per enhet, hentet fra varekortet. Brukes for å beregne BF og BF%. |
| BF% | Bruttofortjeneste i prosent av pris eks MVA. F.eks hvis kostprisen er 100kr og pris eks MVA er 200kr, blir BF% 50%. |
| BF | Bruttofortjeneste i kroner for hele varelinjen, beregnet som pris eks MVA trukket fra kostpris. F.eks hvis kostprisen er 100kr, pris eks MVA er 200kr og antall er 2, blir BF 200kr. |
| Pris eks MVA | Pris per enhet utenom MVA. Hvis varen har en tilbudspris, brukes tilbudsprisen. Hvis pris eks MVA endres, oppdateres pris inkl MVA automatisk. |
| Pris inkl MVA | Pris per enhet inkludert MVA. Hvis pris inkl MVA endres, oppdateres pris eks MVA automatisk. |
| Rabatt | Rabatt på varelinjen i prosent. Varer som har «Ingen rabatt» aktivert på varekortet kan ikke gis rabatt. |
| Pris eks MVA (total) | Totalpris for varelinjen utenom MVA, etter rabatt. |
| Pris inkl MVA (total) | Totalpris for varelinjen inkludert MVA, etter rabatt. |
Oppsummering
Nederst på siden vises en oppsummering av ordren. Oppsummeringen oppdateres automatisk når varelinjer legges til eller endres.
| Felt | Beskrivelse |
| Antall varer | Totalt antall varer i ordren |
| Kostpris | Samlet kostpris for alle varelinjene. |
| Rabatt (%) | Samlet rabatt for ordren i prosent. |
| BF (%) | Bruttofortjeneste for hele ordren i prosent av sum eks MVA. |
| Sum eks MVA | Ordrens totalsum utenom MVA, etter rabatt. |
| Sum inkl MVA | Ordrens totalsum inkludert MVA, etter rabatt. |
Kundeordre Felt
Kundeordre feltene vises til høyre på siden. Ved å trykke på fanene kan de forskjellige innstillingene sees over og redigeres.
Feltene kan skjules ved å trykke på den blå pilen på venstre side av feltene. Trykk på pilen igjen for å vise feltene igjen. Valget huskes hvis siden lastes inn på nytt.
Generelt
| Felt | Påkrevd? | Beskrivelse |
| Dato | Ja | Dato for ordren. Som standard vil dagens dato bli valgt hvis en annen dato ikke er valgt. |
| Status | Ja | Brukes for intern rutine, og gir enkel oversikt i listevisningen hvis dette er brukt aktivt. Brukes også for nettbutikk integrasjoner hvor spesifikk status settes for trigger i nettbutikk.Det er mulig å få automatikk på status ved å redigere logistikk innstillinger. |
| Vår referanse | Ja | Feltet spesifiserer hvilken administrator som gjennomfører ordren. Innlogget bruker velges som standard, men annen bruker kan velges i nedtrekksmenyen. |
| Prosjekt | Nei | Gjelder kun spesifikke regnskapsintegrasjonerHvilket prosjekt fra regnskapsintegrasjonen ordren tilhører. |
| Referanse | Nei | Notat for kundereferanse. Vises på ordre PDFen. |
| Notis | Nei | Åpent tekstfelt. Blir sendt med fakturagrunnlag generert fra systemet, og på kvittering om ordren er betalt i kassen.Hvis dere har opprettet tekstmaler, kan disse brukes i feltet. |
| Intern notis | Nei | Internt åpent tekstfelt. Vises ikke på fakturagrunnlag eller andre kundevendte filer. Er inkludert i intern PDF.Hvis dere har opprettet tekstmaler, kan disse brukes i feltet. |
Kunde
| Felt | Beskrivelse |
| Kunde | Kunde søkes frem på navn, tlf-nummer, eller ref-nummer. For å opprette ny kunde, kan dere trykke på den blå pluss-knappen. |
| Adresse | Kundens adresse, hentet fra kundekortet. Hvis adressen redigeres i ordren, vil dette kun gjelde for denne ordren og oppdaterer ikke adressen på kundekortet. |
| Epost | Kundens epost fra kundekortet. Kan kopieres til utklippstavlen ved å trykke på ikonet til høyre for eposten. |
| Telefonnummer | Kundens telefonnummer fra kundekortet. Kan kopieres til utklippstavlen ved å trykke på ikonet til høyre for nummeret.SMS kan sendes til kunden ved å trykke på «Send SMS». |
| Kontaktperson | Hvilken av kundens kontaktpersoner som skal brukes på ordren. Når kontaktperson er valgt vil deres tlf-nummer og epost brukes istedenfor kundens vanlige tlf-nummer og epost. Trykk på de tre prikkene til høyre for nedtrekksmenyen for å opprette en ny kontaktperson. |
| Referanse | Referansenummeret som er definert på kundekortet. Vises for å gi informasjon, men brukes ikke av ordren. |
| Notis | Notis som er definert på kundekortet. Vises for å gi informasjon, men brukes ikke av ordren. |
Leveringsadresse
Krever shipping modulen.
| Felt | Beskrivelse |
| Velg leveringsadresse | Velg en av leveringsadressene som er registrert på kundekortet. |
| Leveringsadresse | Navnet på valgt leveringsaddresse, ofte navnet på bedriften. |
| Adresse | Adressen varene skal leveres til, hentet fra valgt leveringsadresse. |
| Land | Landet varene skal leveres til. |
| Leveringsbeskrivelse | Leveringsinstruks i etiketten. |
| Sporingsnummer | Sporingsnummeret for sendingen, når fraktetikett er opprettet. Trykk på nummeret for å spore sendingen i en ny fane. |
Vedlegg
Vedlegg kan lastes opp på ordren for å finne dem frem senere. Trykk på «Velg fil», velg én fil, og trykk «Lagre» for å laste den opp. Filene vises i rekkefølgen de ble lastet opp, og antall opplastede filer vises i fanenavnet.
| Felt | Beskrivelse |
| Vedlegg | Kun mulig for PDF-filer. PÅ: Filen sendes til kunden sammen med ordrebekreftelsen. Filer som sendes med vises med en merkelapp etter filnavnet. AV: Filen blir aldri sendt til kunden. |
Statusknapper
Statuslinjen øverst på ordren viser hvor langt ordren har kommet. Trykk hvor som helst på et steg for å utføre handlingen. Hvis handlingen ikke er tilgjengelig, er steget grått og kan ikke trykkes på. Når et steg er fullført blir det markert i blått, og kan ikke trykkes på igjen.
Trykk på de tre prikkene i et steg for å se flere valg. Her ser dere også når handlingen ble utført, og av hvilken bruker.
| Steg | Beskrivelse |
| Opprettet | Fullføres når ordren lagres første gang. |
| Lås | Låser ordren slik at den ikke kan redigeres. Når ordren låses blir varene reservert på lager frem til pakkseddel blir generert. En låst ordre kan også hentes opp og betales i kassen.Tre prikker: «Lås opp» låser opp ordren slik at den kan redigeres igjen. Varene er da ikke lenger reservert. En ordre kan ikke låses opp etter at pakkseddel er generert eller ordren er fakturert. |
| Ordrebekreftelse | Sender ordrebekreftelse som PDF på epost til kunden. Vedlegg med «Vedlegg» slått på blir sendt med.Tre prikker: Velg å sende ordrebekreftelsen, eller kun laste ned PDFen. |
| Pakkseddel | Genererer pakkseddel. Varene trekkes fra lager, og varelinjene kan ikke lenger endres. Hvis det ikke er nok varer på lager, kan dere velge «Generer restordre» for å flytte varelinjene som mangler til en ny kundeordre, eller «Hopp over».Tre prikker: Velg «Pakkseddel» eller «Plukkliste». Plukkliste genererer en liste over varene som skal plukkes, uten å trekke varene fra lager. Se Plukkliste. |
| Fraktetikett | Krever shipping modulen.Oppretter fraktetikett hos Bring.Tre prikker: «Skriv ut fraktetikett» gjør det samme som å trykke på steget. |
| Fakturert | Sender faktura ved å opprette et fakturagrunnlag. Hvis dere har regnskapsintegrasjon, overføres det til regnskapssystemet. Hvis ordren er betalt i kassen, vises steget som blått med «N/A» istedenfor en hake.Tre prikker: «Send faktura» gjør det samme som å trykke på steget. «Send betalingslenke» sender en betalingslenke til kunden, og krever nettbetaling modulen. |
Opprett innkjøpsordre
Etter at ordren er låst, er det mulig å opprette innkjøpsordre basert på varene i ordren. Marker først varene dere ønsker å opprette innkjøpsordre for. Trykk deretter på de tre prikkene til høyre for varesøket og trykk på “Opprett innkjøpsordre”.
Dette viser en oversikt over varene som er valgt og felt for antall av varen som skal legges til innkjøpsordren. Hvis ingen antall blir gitt, blir det standardvalgt antallet som er i selve ordren.
Trykk på den blå “Opprett innkjøpsordre” knappen for å fortsette. Dette åpner en ny side og lager en innkjøpsordre med valgte varer og antall. Innkjøpsordren lenker tilbake til ordren som den ble opprettet fra.
Lag kopi
Hvis kundeordren er låst er det er mulig å opprette en kopi av den ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre, og deretter på “Lag kopi”. Dette gir et valg mellom å kopiere til tilbud, lage kopi, eller kopier og snu.
- Kopier til tilbud: Åpner en ny side og oppretter et tilbud med samme innhold og kunde som kundeordren.
- Lag kopi: Åpner en ny side og oppretter en kopi av kundeordren.
- Kopier og snu: Åpner en ny side og oppretter en kopi av kundeordren, men antall på varelinjene er motsatt av hva de opprinnelig var i ordren. Dette brukes vanligvis til returer og kreditnota.
Last ned PDF/Excel
Det finnes flere forskjellige filer som kan lastes ned av ordren. Filene inneholder ordrenummer, ordredato, avdeling, referanse, bedriftsinformasjon, kundeinformasjon, og varelinjene i ordren.
Trykk på de tre prikkene oppe til høyre og velg en av valgene.
- Last ned PDF med pris: filen er lik som ordrebekreftelsen. Inneholder alt en vanlig PDF fil inneholder, inkludert pris på varelinjene. Om pris inkl MVA eller eks MVA vises er basert på hva innstillingen “Visning av priser” er satt i Logistikkinnstillingene.
- Last ned PDF uten pris: samme som ovenfor, men ingen priser er inkludert.
- Last ned PDF intern: lik som PDF med pris, men inneholder også Intern Notis.
- Last ned (Engelsk): lik som PDF med pris, men innholdet er oversatt til engelsk.
- Last ned Excel: en excel fil som inneholder varelinjene og kolonnene for varelinjene.
Unntatt merverdiavgift
Kundeordren kan registreres som unntatt merverdiavgift ved å trykke på de tre prikkene oppe til høyre, og deretter “Unntatt merverdiavgift”. Dette viser et vindu hvor dere velger type nullsats for merverdiavgiften. Trykk deretter på OK for å bekrefte. Da vil alle ordrelinjer justeres til 0% MVA, og eks MVA-prisen vil bli gjeldende. Etter at en ordre er satt til å være unntatt MVA, kan det ikke angres.
Hvis en kundes land er satt til å være annet enn Norge, blir dere automatisk spurt om å registrere ordren som unntatt merverdiavgift når kunden legges til ordren. Trykk på OK for å bekrefte, eller kryss ut beskjeden for å beholde merverdiavgift.