En ressurs benyttes til kapasitetsstyring og planlegging av billetter, utleie og bookinger i kassen og bookingmodulen. Et arrangement kan har en eller flere ressurser tilknyttet seg. I online bookingen vil tidspunktet automatisk skjules fra arrangementet hvis de nødvendige ressursene ikke er tilgjengelig. Ved booking i administrasjonspanelet vil du få booket selv om en ressurs ikke er tilgjengelig, men du vil få beskjed om dette. I administrasjonspanelet er det også tillatt med dobbeltbooking, men du får beskjed om det.
Du får en veldig god oversikt over ressursene i ressurskalenderen.
Ressurser kan benyttes til f.eks. ting, steder og personer. Her viser vi noen eksempler på hvordan dette kan brukes.
Ressurs for en ting
En ressurs kan benyttes for en ting. En ting kan f.eks. være en kano, en TV eller en minibuss. Når du oppretter et arrangement vil du avgjøre om du trenger en minibuss per bestilling, eller om alle som skal på det samme arrangementet kan dele minibuss. Du kan ikke ha flere arrangementer som skal bruke den samme minibussen samtidig. Ved bruk av ressursgrupper kan du velge å opprette et arrangement som trenger en kano, men hvilken av dine 10 kanoer som skal benyttes kan Duell velge. Fordelen med denne metoden er at du kan ha mange ulike arrangementer tilgjengelig i din Online booking som trenger den samme ressursen, og så vil ressursen først tildeles når du mottar bookinger. Det betyr at du kan ha et bredt tilbud så lenge du har nok ressurser til å håndtere bookingene. Når alle ressursene er booket vil tidspunktet på arrangementene skjules.
Ressurs brukt for et sted
En ressurs kan benyttes for et sted. Et sted kan f.eks. være en sal, et møterom, et område eller annet. Når du oppretter et arrangement vil du avgjøre om du trenger et sted per bestilling, eller om alle som skal på det samme arrangementet kan dele stedet. Du kan ikke ha flere arrangementer som skal bruke det samme stedet samtidig.
Ressurs brukt for en person
En ressurs kan settes opp med tilknytning til en medarbeider. Dette gjør at medarbeiderens arbeidstider vises i kalenderen, og at ressursen ikke vil være tilgjengelig utenfor arbeidstiden. Hvis et arrangement er satt opp med en ressurs utenfor ressursens arbeidstid vil tidspunktet skjules i online bookingen.
Hvordan oppretter jeg en ressursgruppe?
En ressursgruppe er en gruppe du kan plassere ressursene i. Ressursgruppen gjør det enklere å se ressursene samlet i ressurskalenderen, samt benytte for å knytte ressurser til arrangementer. Når du oppretter et arrangement kan du velge å ikke tildele en konkret ressurs, men velge at Duell automatisk skal velge en ledig ressurs fra en gitt ressursgruppe. Merk at alle ressursene i en ressursgruppe vil arve egenskapene.
For å opprette en ny ressursgruppe gå til Booking > Innstillinger > Ressursgruppe.
Hvordan oppretter jeg en egenskap for en ressurs?
Egenskaper kan knyttes til ressurser slik at du enkelt kan skille ressursene fra hverandre.
Opprette en egenskap
For å opprette en ny egenskap går du til Booking > Innstillinger > Egenskaper. Klikk på Ny egenskap.
Angi navn på egenskapen, f.eks. Farge. Velg om du ønsker Tekst eller Nedtrekksmeny. Tekst gir et fritekstfelt som angis på ressursen, og nedtrekksmeny gjør at du kan definere alternativer som kan velges på ressursen.
Knytte egenskaper til ressursgrupper
Egenskaper kan knyttes til ressursgrupper, og vil gjelder for alle ressursene i ressursgruppen.
For å knytte en egenskap til en ressursgruppe går du til Bookinger > Innstillinger > Ressursgrupper. Velg ressursgruppen. Under overskiften Egenskaper ser du egenskapene som kan angis. Å angi en egenskap er ikke påkrevet.
Knytte egenskaper til ressurser
Egenskaper kan knyttes til ressurser. Ressursen kan også arve egenskap fra ressursgruppen.
For å knytte en egenskap til en ressurs går du til Bookinger > Innstillinger > Ressurser. Velg ressurser. Under overskiften Egenskaper ser du egenskapene som kan angis. Å angi en egenskap er ikke påkrevet.
Hvordan reserverer jeg en ressurs?
En ressurs er en person, et rom eller en ting med begrenset kapasitet. En ressurs kan knyttes til et arrangement, en booking eller reserveres. Hensikten med å registrere ressurser er at ikke flere arrangementer avhengig av den samme ressursen dobbeltbookes.
Hvordan oppretter jeg en ny ressurs?
For å opprette en ressurs går du til Booking > Innstillinger > Ressurser.
Navn = Navnet på ressursen. Du bør ikke ha flere ressurser med samme navn
Ressursgruppe = Gruppen ressursen tilhører. En ressurs kan kun tilhøre én ressursgruppe.
Rekkefølge = Benyttes i kalendervisningen.
Avdeling = Avdelingen ressursen tilhører.
Epost = Angi en epostadresse hvis du vil. Denne epostadressen vil få tilsendt kopi av alle ordrebekreftelser som sendes til kunder via Booking og Online booking hvor ressursen er tilknyttet.
Kalender-feed = Vises først etter ressursen er opprettet. Brukes for å vise ressursen kalender i Outlook.
Medarbeider = Se lengre nede på denne siden. Ikke påkrevet.
Egenskaper = Viser alle egenskapene som du kan velge å oppgi på ressursen.
Opprette ressurs knyttet til en medarbeider
En ressurs kan knyttes til en medarbeider. Hensikten er å vise medarbeiderens arbeidstid i ressurskalenderen.
Hvordan viser jeg ressurser i Outlook eller Google?
Oversikt over ressurser er tilgjengelig ifra administrasjonspanelet, men kan også vises i Outlook, Google Kalender og andre programmer.
Oppsett i DUELL
- Fra DUELL Admin, velg menyvalg Booking > Innstillinger > Ressurser
- Velg ressursen
- Kopier nettadressen under «Kalender-feed»
Nettadressen brukes for å legge til ressursen i din kalendervisning.
Outlook
- Åpne Outlook kalender, klikk «Åpne kalender»
- Velg «Fra internett»
- Lim inn nettadressen vi kopierte tidligere, og klikk «Ok»
- Klikk «Ja» på spørsmålet om legg til og abonner på kalenderen
OBS! dersom ressursen ikke er booket i noen arrangementer når kalenderen legges til, vil Outlook gi beskjed at ingen registreringer finnes for kalenderen. Trykk «Ok» og fortsett oppsettet.
Ressursen vil vises en egen kalender. Bookinger osv. vil oppdateres, og det er Outlook som avgjør hvor lang forsinkelser det vil være.
Google Kalender
- Fra Google kalender, åpne «Innstillinger»
- Velg «Legg til kalender -> Fra nettadresse»
- Lim inn nettadressen vi kopierte tidligere, og klikk «Legg til i kalender»
Ressursen vil vises en egen kalender. Bookinger osv. vil oppdateres, og det er Google som avgjør hvor lang forsinkelser det vil være.
Hvordan oppretter jeg en egenskap for en ressurs?
Egenskaper kan knyttes til ressurser slik at du enkelt kan skille ressursene fra hverandre.
Opprette en egenskap
For å opprette en ny egenskap går du til Booking > Innstillinger > Egenskaper. Klikk på Ny egenskap.¨
Angi navn på egenskapen, f.eks. Farge. Velg om du ønsker Tekst eller Nedtrekksmeny. Tekst gir et fritekstfelt som angis på ressursen, og nedtrekksmeny gjør at du kan definere alternativer som kan velges på ressursen.
Knytte egenskaper til ressursgrupper
Egenskaper kan knyttes til ressursgrupper, og vil gjelder for alle ressursene i ressursgruppen.
For å knytte en egenskap til en ressursgruppe går du til Bookinger > Innstillinger > Ressursgrupper. Velg ressursgruppen. Under overskiften Egenskaper ser du egenskapene som kan angis. Å angi en egenskap er ikke påkrevet.
Knytte egenskaper til ressurser
Egenskaper kan knyttes til ressurser. Ressursen kan også arve egenskap fra ressursgruppen.
For å knytte en egenskap til en ressurs går du til Bookinger > Innstillinger > Ressurser. Velg ressurser. Under overskiften Egenskaper ser du egenskapene som kan angis. Å angi en egenskap er ikke påkrevet.
Hva er en «delt ressurs»?
På et arrangement kan du legge til ressurser, og her kan du angi om ressursen skal være delt eller ikke.
Delt ressurs AV
- Du kan velge ressursgruppe i steden for en bestemt ressurs. En av ressursene i ressursgruppen velges automatisk for hver booking ordre.
- Ressursen reserveres ikke til arrangementet før det er registrert en booking. Vært oppmerksom på at en booking ordre som ikke er låst (kladd) ikke reserverer ressursen. Ressursen vil bli knyttet til booking ordren, i motsetning til ved Delt ressurs PÅ hvor ressursen knyttes til arrangementet.
- Ressursen må være tilgjengelig på tidspunktet bookingen gjelder, ellers vil en ikke kunne booke. (Ikke mulig i online booking, gir advarsel i booking ordre og kasse).
Delt ressurs PÅ
- Du kan ikke velge ressursgruppe, men må velge en bestemt ressurs.
- Ressursen reserveres til arrangementet når arrangementet aktiveres. Ressursen vil bli knyttet til arrangementet, i motsetning til ved Delt ressurs AV hvor ressursen knyttes til booking ordren.
- Ressursen må være tilgjengelig på tidspunktet bookingen gjelder, ellers vil en ikke kunne booke. (Ikke mulig i online booking, gir advarsel i booking ordre).